Organizacja konferencji – od czego zacząć?

Konferencje od kilku lat stały się sposobem na zorganizowanie wielkiego spotkania z potencjalnymi i dotychczasowymi kontrahentami, zaprezentowanie swojej nowej oferty, zapoznanie nowych klientów z możliwościami marki. Konferencje uważane są za intratne wydarzenia, które bezpośrednio przekładają się na zainteresowanie produktami czy usługami firmy.

Organizacja konferencji wymaga wielu przygotowań – najistotniejsze jest oczywiście znalezienie odpowiedniej sali. Do organizacji tego eventu oddelegowani są zazwyczaj konkretni pracownicy firmy. Muszą oni zadbać o wynajem sali, catering, obsługę oraz zorganizowanie wszelkich niezbędnych dodatków (zestawy nagłaśniające, etc.). Na szczęście w Polsce posiadamy kilka lokalizacji udostępniających wysokiej klasy sale konferencyjne. O czym pamiętać rezerwując salę?

Sala na określoną ilość gości

Najistotniejszym zagadnieniem jest dobranie sali do ilości uczestników zaproszonych na konferencję. W przypadku planowania prelekcji konieczne jest, aby móc korzystać z dwóch sal: jedna będzie pełniła rolę auli, druga może zostać zaaranżowana na otwarty bufet, w którym klienci mogą zregenerować siły, zjeść ciepły posiłek czy napić się kawy. W sali wykładowej powinny znaleźć się stoliki i krzesła, najlepiej ustawione w równych rzędach. Na auli nie może zabraknąć rzutnika, tablicy do notowania. Organizatorzy konferencji muszą zadbać także o profesjonalne materiały reklamowe, które będą wykorzystywane podczas prelekcji i pokazów.
Istotne jest zorganizowanie bistro – właściciele sal konferencyjnych umożliwiają zamówienie cateringu oraz zatrudnienie pracowników (hostess, kelnerów, baristów), którzy pomogą gościom dotrzeć do szatni, sali wykładowej.

Jeśli poszukujesz wysokiej klasy sal konferencyjnych w okolicach stolicy zapoznaj się z tą stroną – sale konferencyjne w Warszawie!