Dlaczego warto inwestować w systemy ERP?

Systemy ERP to rozwiązanie bez których współczesna firma nie jest w stanie dobrze funkcjonować. Technologia systematyzuje prace i powoduje, że proste czynności, jak np. wystawianie faktur, sprawdzenia danych klientów nie pochłaniają tak dużo czasu. Tym samym można sporo zaoszczędzić. Nie potrzeba zatrudniać sztabu ludzi, żeby sprostać podstawowym pracom biurowym.

Dokładność i precyzja

Ręczne wystawianie faktur wymaga sporego zaangażowania. Trzeba być bardzo dokładnym. Przeliczyć stawki brutto, netto, obliczyć VAT. Bardzo łatwo o pomyłkę szczególnie, że często klienci nas poganiają. Nie mają czasu na czekanie aż wszystko wypiszemy. W efekcie nie ma kiedy dokładne przelicznie kwot. A takie rzeczy trzeba przynajmniej dwa razy sprawdzić. To absolutne minimum, żeby nie popełnić błędów.

Przy tym nie ma żartów. Pomyłka nawet o jeden grosz to konieczność sporządzania faktury korygującej i dodatkowych rozliczeń dla księgowej. Minusem ręcznego wypisywania dokumentów jest również fakt, że jeśli cokolwiek napiszemy nie tak: błędnie wypiszemy nazwisko, adres, zrobimy literówkę, wpiszemy nieprawidłową liczbę sprzedanych sztuk, wtedy całą fakturę będzie trzeba przepisywać od nowa. Nie trzeba nikogo przekonywać, że tym sposobem stracimy mnóstwo czasu.

A może systemy ERP

Dużą pomocą jest w takim przypadku są systemy ERP. Zawierają one wiele przydatnych modułów, jak np. możliwość rozliczeń księgowych. Dzięki temu wystawienie faktury jest bajecznie proste i nie pochłania zbyt dużo czasu. Można się tym zająć samodzielnie. Wszystkie potrzebne parametry wylicza program komputerowy. Nie ma obaw, że popełnimy jakiś błąd. Wystarczy tylko ustawić potrzebne rzeczy, takie jak wysokość stawki VAT, wybrać z listy dane kontrahenta, a także towar lub usługę.

Jeśli ktoś już kiedyś u nas kupował nie ma konieczności wpisywania jego danych osobowych ponownie. Raz zapisane informacje zachowują się w systemie. Dla pewności należy tylko sprawdzić, czy dane są prawidłowe. Jeśli coś się zmieniło można to szybko poprawić. W efekcie zamiast wypisywać fakturę przez kilka, a nawet kilkanaście minut, można na to poświęcić zaledwie kilkanaście sekund. To bardzo duże udogodnienie.

Wydatki pod kontrolą

W systemie zapisują się wszystkie przychody i rozchody. Tym sposobem można sprawdzić obroty w firmie. Wystarczy tylko wybrać odpowiednie ustawienie. Nie trzeba samodzielnie niczego przeliczać. To spore ułatwienie zwłaszcza dla menadżera, który może mieć wydatki pod kontrolą. Dzięki temu łatwiej można coś zaplanować. W systemie wyświetlają się informacje o tym, czy zalegamy z jakimiś płatnościami.

Jeśli termin na wykonanie zapłaty się kończy, wyświetlają się przypomnienia. Działa to również w druga stronę. Kiedy klient, z którym współpracujemy jest zbyt oporny i niechętny do uregulowania faktur, można wysłać mu przypomnienie o płatnościach. W ten sposób będziemy świadomi, jaki jest stan finansów w firmie, jakie mamy zaległości. Będziemy również wiedzieli, czy możemy sobie pozwolić na dodatkowe oszczędności. Systemy ERP to także oszczędności na zatrudnieniu pracowników. Nie potrzeba angażować sztabu ludzi, by mieć załatwione sprawy papierkowe.

Zamiast kilku osób wystarczy jedna, która będzie korzystała z programu i wszystko w nim ustawiała. To bardzo wygodne rozwiązanie. Trzeba pamiętać, że utrzymanie pracownika nie jest tanie. Do zapłaty jest nie tylko pensja, ale również ZUS, składki chorobowe i inne elementy. Jeśli możemy przed tym uciec, inwestując w systemy ERP, skorzystajmy z tego.

Tagserp